Btw-nultarief toepassen? Bewijs van vervoer noodzakelijk!

Als u voertuigen verkoopt aan afnemers uit een andere lidstaat van de Europese Unie dan kunt u onder strikte voorwaarden het btw-nultarief toepassen. U dient dan in ieder geval het bewijs te kunnen leveren dat de voertuigen zijn vervoerd naar het buitenland.

Wat zijn de voorwaarden voor de toepassing van het btw-nultarief, welk bewijs kunt u hierbij verzamelen en wat moet u doen in het geval de koper uit de andere lidstaat het voertuig komt afhalen? In deze blog, geschreven op verzoek van VDS Automotive Group b.v. beantwoordt Carlijn van Dijk deze vragen waarbij de vervoersdocumentatie centraal staat.

Wat zijn de voorwaarden voor de toepassing van het btw-nultarief?

Volgens de wet geldt het btw-nultarief voor leveringen van goederen die worden vervoerd naar een andere lidstaat, wanneer deze goederen aldaar zijn onderworpen aan heffing van belasting ter zake van intracommunautaire verwerving van die goederen.[1] De aanspraak op het btw-nultarief geldt slechts indien de toepassing van het tarief uit boeken en bescheiden blijkt.[2]

Op u als verkoper rust dus de bewijslast dat het btw-nultarief terecht is toegepast. Deze bewijslast is tweeledig. Aan de ene kant dient u aannemelijk te maken dat de voertuigen in het kader van de levering naar een andere lidstaat worden vervoerd. Aan de andere kant dient u aannemelijk te maken dat de voertuigen in de andere EU-lidstaat daadwerkelijk worden onderworpen aan de heffing van btw (de zogenoemde intracommunautaire verwerving). Kort gezegd betekent dit dat de afnemer de aankoop in zijn btw-aangifte aldaar moet verantwoorden.

Aanvullende regels per 1-1-2020 o.a. beschikken over btw-nummer afnemer

Tot 1 januari 2020 was het beschikken over het btw-nummer van de afnemer ‘slechts’ een formele voorwaarde voor de toepassing van het btw-nultarief. In andere woorden: indien u tot die datum niet beschikte over het btw-nummer van uw afnemer was dat niet (direct) fataal. Vanaf 1 januari 2020 ligt dit anders. Vanaf deze datum zijn – in afwachting van een nieuw btw-stelsel – de zogenoemde quick fixes ingevoerd. Een onderdeel van deze quick fixes is dat het beschikken over een btw-nummer van de afnemer vanaf die datum een materiële (ook wel een harde) voorwaarde is voor het mogen toepassen van het btw-nultarief bij intracommunautaire leveringen. Het btw-nummer van uw afnemer kunt u controleren in VIES. Zorg dat u deze controle vastlegt door middel van het maken van een print screen. Doe dit voorafgaand aan elke weer transactie opnieuw.

NB Wist of had moeten weten van fraude?

Op het moment dat sprake is van btw-fraude, en u wist of had moeten weten van deze fraude, dan kan de Belastingdienst ook op die grond het btw-nultarief weigeren. De bewijslast dat sprake is van btw-fraude en dat u hiervan wist of had moeten weten ligt bij de Belastingdienst. Eerder schreef ik al deze blog over de eisen die de Belastingdienst tegenwoordig aan u als ondernemer in het internationale handelsverkeer stelt om de betrouwbaarheid van uw handelspartij te toetsen. 

Welke bewijsmiddelen moet ik verzamelen?

Een van de quick fixes bevat regelgeving voor het grensoverschrijdend vervoer van goederen. De regelgeving bevat twee hoofdcategorieën documenten die als bewijs kunnen worden beschouwd. De quick fixe spreekt van categorie A- en categorie B-documenten.

De categorie A-documenten zijn documenten die betrekking hebben op het vervoer van de goederen. Voorbeelden zijn een ingevuld en ondertekend CMR-transportdocument, een luchtvrachtbrief of een factuur van de vervoerder van de goederen.

De categorie B-documenten zijn andere documenten, zoals een verzekeringsovereenkomst voor het vervoer van de goederen, bankdocumenten waaruit de betaling van het vervoer van de goederen is vermeld, officiële documenten die zijn afgegeven door bijvoorbeeld een overheidsinstantie of een notaris of een ontvangstbewijs van een entrepothouder die de aankomst van de goederen in de lidstaat van aankomst bevestigen.

Volgens de regels is sprake van een weerlegbaar vermoeden dat de voertuigen van de ene naar de andere lidstaat zijn vervoerd indien u als verkoper zelf het vervoer regelt en de beschikking heeft over ten minste twee niet-tegenstrijdige A-documenten, of tenminste één niet-tegenstrijdig A- en B-document. De documenten moeten zijn afgegeven door twee partijen die onafhankelijk van elkaar zijn, en onafhankelijk van de verkoper en koper. Een ‘weerlegbaar vermoeden’ betekent dat de Belastingdienst (tegen)bewijs kan leveren (waaruit zou kunnen blijken dat het vervoer van de goederen naar een andere EU-lidstaat toch niet aannemelijk is).

Wat als u niet zelf het vervoer organiseert, maar sprake is van een afhaaltransactie? 

Indien de voertuigen worden vervoerd door of voor rekening van uw koper (de zogenoemde afhaaltransactie), dan heeft u als verkoper naast de hiervoor genoemde documenten ook een schriftelijke vervoersklaring van de koper nodig. In deze vervoersverklaring moet onder andere staan dat de voertuigen zijn verzonden of vervoerd door de koper. De vervoersklaring dient naast de lidstaat van bestemming de volgende gegevens te bevatten:

• De datum van afgifte van de voertuigen;
• De naam en het adres van de koper;
• De hoeveelheid en aard van de goederen, waarbij bij voertuigen het identificatienummer van het voertuig ook in de verklaring moet zijn opgenomen;
• De datum en plaats van aankomst van de goederen;
• De identificatie van de persoon die de voertuigen namens de koper aanvaardt.

De Belastingdienst heeft nog een aantal aanvullende eisen voor de vervoersverklaring (zie in dit kader het Besluit van de Staatssecretaris van Financiën van 1 oktober 2002):

• Het kenteken van het voertuig waarmee de goederen worden vervoerd moet worden opgenomen;
• Alsook het nummer van de factuur waarop de geleverde goederen zijn gespecificeerd;
• Eveneens moet hierin zijn opgenomen de toezegging dat de afnemer bereid is aan de Belastingdienst desgevraagd nadere informatie te verstrekken omtrent de bestemming van de goederen.

Bovendien moet volgens de Belastingdienst bij afhaaltransacties sprake zijn van een ‘vaste afnemer’ om het btw-nultarief te kunnen toepassen. Let wel: het gaat hier nadrukkelijk om beleid. Dit is dus geen wetgeving. Of de aanvullende eisen van de Belastingdienst stand houden zal de rechtspraak moeten uitwijzen.

Overigens is het ook niet duidelijk wat de Belastingdienst exact verstaat onder een ‘vaste afnemer’. De website van de Belastingdienst spreekt in ieder geval over ‘vaste klanten die al vaker zonder problemen bij u hebben gekocht’. Een vaste klant lijkt mij in ieder geval een koper die minimaal een keer eerder bij u aankopen heeft gedaan.

Een voorbeeld van een vervoersverklaring die voldoet aan de standaarden van de Belastingdienst treft u hier aan.

Belastingdienst of FIOD op de stoep?

Als u voertuigen verkoopt aan afnemers uit een andere lidstaat van de Europese Unie dan kunt u onder strikte voorwaarden het btw-nultarief toepassen. Als verkoper dient u niet alleen de betrouwbaarheid van uw afnemer te beoordelen (zie mijn eerdere blog over dit onderwerp), maar draagt u ook de bewijslast om het vervoer van de voertuigen naar een andere lidstaat aannemelijk te maken.

Door het verzamelen van de in deze blog genoemde documentatie verkleint u de kans op enorme naheffingsaanslagen omzetbelasting omdat u volgens de Belastingdienst het vervoer naar de andere lidstaat niet aannemelijk heeft gemaakt.

Mocht u in de toekomst geconfronteerd worden met een boekencontrole door de Belastingdienst of staat de FIOD op de stoep, aarzel dan niet om direct deskundige bijstand in te schakelen.

[1] Artikel 9, lid 2, aanhef en letter b van de Wet op de omzetbelasting 1968 in combinatie met post a.6 van de bij deze wet behorende Tabel II.

[2] Artikel 12, lid 2, sub 2 Uitvoeringsbesluit omzetbelasting 1968.