Controle door de belastingdienst: wat zijn de spelregels?

Elke ondernemer krijgt vroeg of laat een keer te maken met een controle van de Belastingdienst. Deze controle kan zijn gericht op zijn belastingplicht, maar ook op die van een derde (bijvoorbeeld zijn afnemer of leverancier). De Belastingdienst heeft meerdere mogelijkheden om bij een ondernemer een controle te houden. Zo kan de inspecteur een boekenonderzoek instellen, een bedrijfsbezoek houden of een waarneming ter plaatse. De praktijk wijst uit dat de Belastingdienst thans druk bezig is met het controleren van de balanspost omzetbelasting van een ondernemer. Het draaiboek dat hiervoor door de Belastingdienst is opgesteld, wijst uit dat deze controle met name is gericht op het onderzoeken van de verwijtbaarheid van de ondernemer. Dat zou bij de ondernemer meteen alle alarmbellen moeten laten rinkelen. Wat zijn zijn rechten en plichten tijdens een controle van de Belastingdienst? Is hij verplicht mee te werken aan het vaststellen van zijn verwijtbaarheid? Op deze onderwerpen ga ik in deze blog in.

Verschillende controlemogelijkheden

De inspecteur van de Belastingdienst heeft meerdere mogelijkheden om een controle uit te voeren bij een ondernemer. In de eerste plaats kan de inspecteur een boekenonderzoek houden. Doel van een boekenonderzoek is meestal het controleren van de belastingaangiften en de administratie van de ondernemer. De inspecteur kan er daarbij voor kiezen om een bepaalde periode te controleren of bepaalde onderdelen van de belastingaangiften en/of administratie. De inspecteur komt dan meestal een dag(deel) naar het bedrijf van de ondernemer om het onderzoek te houden. Tijdens dat onderzoek kan de inspecteur ook vragen stellen aan de ondernemer. Dit onderzoek wordt door de inspecteur ook gebruikt voor bijvoorbeeld het (recente) onderzoek naar de balanspost omzetbelasting van een ondernemer.

Een andere mogelijkheid is dat de inspecteur graag inzicht wil krijgen in het bedrijf en de bedrijfsvoering van de ondernemer. De inspecteur zal dan in de meeste gevallen een bedrijfsbezoek bij de ondernemer afleggen.

De inspecteur kan ook een waarneming ter plaatse houden. Dit doet de inspecteur om met eigen ogen vaststellen wat zich daadwerkelijk dagelijks in de onderneming afspeelt. Deze mogelijkheid kondigt de inspecteur van te voren niet aan en kan dus bestempeld worden als een ‘verrassingsbezoek’. Van deze mogelijkheid maakt de inspecteur in de praktijk bij horecagelegenheden veelvuldig gebruik.

Tot slot kan de inspecteur een zogenoemd derdenonderzoek houden. Dit derdenonderzoek kan zijn gericht op de belastingheffing van de ondernemer zelf of op de belastingheffing van een derde (bijvoorbeeld een leverancier of afnemer van de ondernemer). In deze laatste situatie zal de ondernemer worden geconfronteerd met het derdenonderzoek. In het eerste geval zal een derde, een afnemer of leverancier van de ondernemer, worden geconfronteerd met de controle van de inspecteur.

Bij al deze controles van de Belastingdienst heeft een ondernemer rechten en plichten. Het is belangrijk om die in het oog te houden, zodat niet vrijwillig informatie wordt verstrekt die later door de inspecteur tegen de ondernemer wordt gebruikt.

Verplichtingen

Startpunt voor de verplichtingen van een ondernemer zijn de aangifteverplichtingen in de artikelen 6 tot en met 10 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (hierna: AWR). Dit worden ook wel de primaire verplichtingen genoemd. Bij een controle van de inspecteur zullen in de meeste gevallen niet deze primaire verplichtingen aan de orde komen, maar de bijkomende verplichtingen van de artikelen 47 tot en met 56 AWR. De meest bekende bijkomende verplichtingen zijn: de inlichtingenverplichting (artikel 47 AWR) en de administratie- en bewaarplicht (artikel 52 en 53 AWR).

Inlichtingenverplichting (artikel 47 AWR)

De inlichtingenverplichting houdt in dat de ondernemer vragen van de inspecteur die van belang zijn voor de belastingheffing moet beantwoorden. Dit lijkt een eenvoudige verplichting, maar de praktijk wijst uit dat het niet zo eenvoudig is als het lijkt. De inspecteur mag bijvoorbeeld alleen naar de feiten vragen en niet naar de mening van de ondernemer. De vraag ‘Is de handel in kleding de bron van inkomen geweest?’ mag de inspecteur niet stellen. De inspecteur vraagt dan aan de ondernemer om bepaalde feiten te kwalificeren (bron van inkomen). De vraag die wel mag worden gesteld, is ‘Heeft u kleding ingekocht en verkocht?’. Daarop zou dan de vervolgvraag kunnen komen: Zo ja, voor welke prijs heeft u de kleding ingekocht en verkocht?’ en ga zo maar door.

Een ander obstakel dat zich voor kan doen is de vraag hoe de ondernemer moet reageren als de vraag zowel relevant is voor de belastingheffing als voor het opleggen van een vergrijpboete. Dan roept iedere ondernemer natuurlijk al snel dat hij niet verplicht is mee te werken aan zijn eigen veroordeling. Maar kan en mag hij dat roepen? Helaas niet. Een zogenoemde ‘gemengde’ vraag moet door de ondernemer worden beantwoord. De enige restrictie die eraan kleeft, is dat de inspecteur het antwoord niet mag gebruiken voor de onderbouwing van de boete. Alleen bij vragen die zuiver betrekking hebben op het opleggen van een vergrijpboete mag de ondernemer een beroep doen op zijn zwijgrecht.

Ook moet de ondernemer op grond van artikel 47 AWR op verzoek van de inspecteur inzage verlenen in de boeken, bescheiden en andere gegevensdragers. Deze verplichting biedt de inspecteur echter geen onbeperkt inzagerecht. Daarop ga ik bij de ‘rechten’ van de ondernemer nader in.

Administratie- en bewaarplicht (artikel 52 en 53 AWR)

De administratie- en bewaarplicht van de ondernemer zijn vastgelegd in artikel 52 AWR. Artikel 53 AWR bepaalt vervolgens dat de ondernemer op verzoek van de inspecteur inzage moet geven in zijn administratie ten behoeve van zijn eigen belastingheffing en/of die van een derde.

De administratieplicht zorgt ervoor dat de inspecteur op een eenvoudige wijze kan controleren of de ondernemer zijn rechten en verplichtingen voor de belastingheffing nakomt. Hoe de administratie moet worden vormgegeven en wat daarin moet worden opgenomen, is in de wet niet geregeld. Wat precies tot de administratie van een ondernemer hoort, is namelijk afhankelijk van de aard en de omvang van de onderneming. Tot de administratie kunnen onder andere behoren:

• kasadministratie en kassabonnen ;
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
• ontvangen facturen en kopie van verzonden facturen;
• bankafschriften;
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• agenda’s en afsprakenboeken;
• correspondentie.

De bewaarplicht houdt – kort gezegd – in dat de ondernemer de administratie gedurende 7 jaar moet bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken (koopakte en factuur notaris) geldt zelfs een bewaartermijn van 9 jaar.

Rechten

Naast de hiervoor genoemde verplichtingen heeft een ondernemer ook een aantal rechten. Waar de verplichtingen duidelijk zijn uitgewerkt in de artikelen 47 tot en met 56 AWR, geldt dat de rechten van de ondernemer vooral in de jurisprudentie en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur moeten worden teruggevonden.

Het belangrijkste recht dat bij een ieder snel naar voren zal komen, is het zwijgrecht. In fiscale controles kan een ondernemer daarvan maar sporadisch gebruik maken. Zoals hiervoor al is toegelicht, moet een ondernemer antwoord geven op vragen van de inspecteur. Alleen als die vragen zuiver zijn gericht op het opleggen van een vergrijpboete, kan de ondernemer een beroep doen op zijn zwijgrecht. De inspecteur zal de ondernemer voorafgaand aan een zuivere boetevraag ook de cautie moeten geven, zodat de ondernemer weet dat hij niet verplicht is te antwoorden.

Zoals hiervoor al is opgemerkt, is de inspecteur drukdoende met het beoordelen van de balanspost omzetbelasting van ondernemers. Voor dit onderzoek heeft de inspecteur een draaiboek opgesteld. Uit dit draaiboek volgt dat het onderzoek dat wordt gehouden bij de ondernemer naar de balanspost omzetbelasting eigenlijk alleen is gericht op het vaststellen van de verwijtbaarheid (de schuld) van de ondernemer. Ook wordt in het draaiboek opgemerkt dat afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek een vergrijpboete aan de ondernemer zal worden opgelegd. Hieruit kan afgeleid worden dat als de inspecteur tijdens de controle naar de balanspost omzetbelasting vragen stelt aan de ondernemer deze alleen zijn gericht op het (eventueel) opleggen van een vergrijpboete. Dit heeft tot gevolg dat de ondernemer tijdens deze controle een beroep op zijn zwijgrecht kan doen.

Een ander recht dat de ondernemer heeft, is eigenlijk een verbod dat de inspecteur heeft, namelijk het snuffelverbod en/of het verbod tot ‘fishing expeditions’. De inspecteur mag bijvoorbeeld niet eigenmachtig laden/kasten openen of de archiefruimte betreden op zoek naar fiscaal interessante stukken. De inspecteur zal de ondernemer specifiek naar een bepaald document moeten vragen. Ook mag de inspecteur niet zelf achter de computer van de ondernemer gaan zitten om op zoek te gaan naar fiscaal interessante stukken. De inspecteur mag daarentegen wel vragen om zijn computer te koppelen met de computer van de ondernemer om zo de overdracht van gegevens mogelijk te maken.

In de meeste gevallen zal de ondernemer gebruik maken van de diensten van een accountant, belastingadviseur, notaris en/of advocaat. Advocaten en notarissen hebben een wettelijk geregeld verschoningrecht (artikel 53a AWR). Heeft de ondernemer van een advocaat en/of een notaris (bij deze laatste gelden wel enkele restricties) correspondentie en/of adviezen ontvangen, dan mag de inspecteur daarin geen inzage vragen. Ook niet als de ondernemer deze correspondentie en/of adviezen in zijn administratie heeft opgenomen. Voor accountants en belastingadviseurs ligt de situatie anders. Zij hebben geen wettelijk geregeld verschoningsrecht. Toch geldt ook hier dat correspondentie en/of adviezen van de accountant of de belastingadviseur door de inspecteur niet ter inzage mogen worden gevraagd indien zij ten doel hebben de ondernemer te adviseren over zijn fiscale positie. Het fair play beginsel verhindert de inspecteur hierin inzage te vragen.

Het is voor een ondernemer belangrijk om deze rechten in ogenschouw te nemen. De inspecteur is tijdens een controle meestal als een ‘rupsje nooitgenoeg’ op zoek naar zoveel mogelijk informatie. Het verwijt dat de inspecteur een ondernemer (al) snel maakt is dat ondernemers op zoek gaan naar de mazen van de wet. Niets menselijks is een inspecteur echter vreemd. Ook de inspecteur wandelt met enige regelmaat op de scheidslijn tussen wat wel en niet gevraagd mag worden om zoveel mogelijk informatie te kunnen vergaren. Ben als ondernemer dus op uw hoede!

Conclusie

In het vorenstaande heb ik in vogelvlucht de verschillende controlemogelijkheden van de inspecteur van de Belastingdienst besproken. Daarbij is ook kort aandacht besteed aan de verplichtingen en de rechten die een ondernemer heeft tijdens zo’n controle. Het is belangrijk dat een ondernemer zich hiervan bewust is, zodat hij niet vrijwillig informatie verstrekt aan de inspecteur die later tegen hem kan worden gebruikt. Deze situatie kan zich met name voordoen als de inspecteur de balanspost omzetbelasting van de ondernemer komt controleren. Uit het draaiboek dat voor dergelijke controles is opgesteld, blijkt dat de enige reden voor het houden van het onderzoek is het vaststellen van de verwijtbaarheid van de ondernemer. Dit betekent dat de ondernemer een beroep op het zwijgrecht kan doen. Doet hij dat niet en verstrekt hij vrijwillig informatie aan de inspecteur, dan mag de inspecteur die informatie gebruiken voor het onderbouwen van de vergrijpboete. Wilt u meer lezen over dit onderwerp, dan verwijs ik u naar de handleiding controle Belastingdienst die u hier kunt raadplegen.