Goedkeurende verklaring bij de NOW is een risico voor accountants en boekhouders

De Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) is vorig jaar zeer snel opgezet. Met deze maatregel worden werkgevers ruimhartig gesteund door bij omzetdaling hun loonkosten (deels) te vergoeden en daarmee ontslagen te voorkomen. Het risico op fraude met deze grofmazige regeling is onderkend maar is op de koop toe genomen. Het tijdig verstrekken van steun staat op de voorgrond. Inmiddels zijn we op het punt dat moet worden vastgesteld of aanvragers van de NOW 1.0 wel recht hadden op de voorlopige subsidie en zo ja, voor welk bedrag dan precies. De controle daarop komt grotendeels op het bordje van accountants en boekhouders. Dat levert extra werk op, maar ook een risico. Wie niet zorgvuldig genoeg controleert, kan zelf ook een strafrechtelijk risico lopen als een opdrachtgever heeft gefraudeerd.

Subsidie is een voorschot – definitief bedrag wordt achteraf bepaald

Het aanvragen van de NOW-subsidie was een fluitje van een cent. De omzetdaling werd geschat door de werkgever en ingevuld op een formulier waar slechts een paar vragen op stonden. Een nadere onderbouwing van de ingevulde omzetdaling was niet nodig. Binnen enkele weken stond het voorschot op de rekening. De controle of de werkgever wel recht op subsidie had, zou achteraf plaatsvinden. Voor de NOW die in het eerste tijdvak is verstrekt vindt die controle nu plaats.

Werkgevers moeten gegevens verstrekken over hoeveel omzetdaling zij daadwerkelijk hadden en wat hun loonkosten waren. Op basis daarvan berekent het UWV op welk bedrag elke werkgever recht had. Is dat meer dan het voorschot, dan wordt het restant overgemaakt. In zestig procent van de gevallen heeft de werkgever zijn omzetdaling overschat of zijn de loonkosten gedaald en moet een deel van het voorschot worden terugbetaald.

Controle verschoven

Het UWV kan niet zelf de 139.000 verstrekte subsidies in detail controleren. Dus heeft de minister naar een middel gegrepen dat de overheid vaker toepast: outsourcing. De controle van de vaststelling van de NOW is grotendeels verschoven naar accountants en andere ‘deskundige derden’, zoals boekhouders en administratiekantoren. Zij moeten een goedkeurende verklaring afgeven, voordat de werkgever zijn definitieve gegevens kan inleveren bij het UWV. Inmiddels piept en kraakt het in accountantsland, bij de boekhouders en de administratiekantoren. Voor hen is dit veel extra werk, dat binnen korte tijd moet worden afgeleverd. Voor de betrokken werkgevers leiden de controles tot extra kosten. Deze worden niet gedekt door de NOW-subsidie.

Goedkeurende verklaring en controleprotocol       

De accountants en de boekhouders moeten controleren of er inderdaad omzetverlies was ten opzichte van het voorafgaande jaar (en hoeveel). Daarnaast gaan zij na of de loonkosten gelijk zijn gebleven en of die lonen zijn doorbetaald. Wat ze precies moeten controleren en hoe gedetailleerd, staat in protocollen die in overleg met de beroepsgroepen door het ministerie van SZW zijn opgesteld. Bij subsidiebedragen tussen de € 20.000 en € 100.000 volstaat een goedkeurende verklaring van een boekhouder of administratiekantoor. Boven de € 100.000 moet de verklaring door een accountant worden verstrekt. Hoe hoger het subsidiebedrag, hoe meer controlewerkzaamheden worden verlangd. Bij subsidies onder de € 20.000 kan de werkgever volstaan met een eigen opgave van de gegevens. Een nadere controle door het UWV kan volgen op basis van steekproeven en risico-analyses.

De controle door de boekhouder/administrateur

De boekhouder die zijn klant goed kent zou aan de controle niet al te veel werk moeten hebben. De praktijk leert echter anders. De boekhouder legt een controleerbaar dossier aan waarin de boekhouder zijn werkzaamheden beschrijft. De controletaken die moeten worden uitgevoerd zijn gebaseerd op een risicoanalyse. Zo moet de boekhouder bijvoorbeeld controleren of de opgegeven omzet in de subsidieperiode en die in 2019 aansluiten op de btw-aangiftes uit die periodes. Ook controleert de boekhouder of de vijf hoogste facturen uit de maanden vóór en na de subsidieperiode niet eigenlijk in de subsidieperiode thuis hoorden. Omdat een grotere omzetdaling leidt tot meer subsidie kan immers relatief eenvoudig worden gefraudeerd door tijdens de subsidieperiode behaalde omzet te verschuiven naar de periode er direct voor of na.

Als alles in orde is, al dan niet na een correctie, dan ondertekent de boekhouder de verklaring van een deskundige derde. Hiermee verklaart hij dat hij “de werkzaamheden ten aanzien van de omzetdaling en de loonsom vakkundig en kritisch heeft uitgevoerd”. Maar ook verklaart hij: dat hij (of zij) “geen enkele uitspraak doet of zekerheid geeft over het al dan niet aanwezig zijn van afwijkingen in de aanvraag tot vaststelling.” Oftewel: de boekhouder verklaart weliswaar dat hij de voorgeschreven controle heeft uitgevoerd maar neemt verder geen verantwoordelijkheid als er toch afwijkingen blijken te zijn. Hoewel deze tekst leest als een disclaimer is dit zeker geen vrijbrief, zoals hierna verder uiteen wordt gezet.

De controle door de accountant

De accountants doen een verdergaande controle en bieden daardoor iets meer zekerheid over de juistheid van de gegevens. Afhankelijk van de omvang van de NOW-subsidie en de omvang van de onderneming zijn er meerdere varianten van de goedkeurende accountantsverklaring. Accountants volgen een meer omvangrijk protocol dan de boekhouders en controleren de relevante zaken rondom omzet en salarissen uitgebreider. Verder verklaart de accountant ook dat de werkgever zich aan de verplichtingen van de NOW heeft gehouden.

Fraude – wat betekent dat voor de accountant of boekhouder?

Van meet af aan is gesteld dat fraude keihard zal worden aangepakt. (Lees hier verder over fraude bij de NOW.) De Inspectie SZW en de FIOD werken daarbij samen. Ook de Financial Intelligence Unit (FIU) heeft een coronafraudeteam dat meldingen vanuit banken onderzoekt. Het UWV, dat de subsidies uiteindelijk vaststelt, voert daarnaast steekproefsgewijs controles uit. Die controles vinden ook plaats op de aanvragen waar een accounts- of derdenverklaring bij zit. Op dit moment lopen al – een vooralsnog onbekend aantal – opsporingsonderzoeken.

Wat nu als een ondernemer heeft gefraudeerd en strafrechtelijk wordt vervolgd, terwijl hij wel een goedkeurende verklaring van de accountant of de boekhouder heeft gekregen? Loopt de accountant of de boekhouder dan het risico om bij deze strafrechtelijke vervolging te worden betrokken? Mits het van toepassing zijnde protocol zorgvuldig is gevolgd, is er niet zo veel aan de hand. Het protocol is door de financiële belangen- en beroepsverenigingen NBA, NOAB, RB en SRA afgestemd met de minister en bevat een overeengekomen voorbehoud ten aanzien van de zekerheid van de informatie. So far so good. Ondanks dit zijn er wel degelijk gevallen denkbaar waarin de accountant of de boekhouder zich hier niet achter zullen kunnen verschuilen.

Niet doorvragen

De boekhouder en de accountant worden geacht zich professioneel kritisch op te stellen. Dit houdt onder andere in dat als daar aanleiding toe is, moet worden ‘doorgevraagd’. ‘Ervan uitgaan dat het wel los zal lopen’ of als ‘wegkijken’ leidt tot het risico dat ook een adviseur als verdachte in een strafrechtelijk onderzoek kan worden betrokken.

Hoe zit het bijvoorbeeld als van de vijf te controleren facturen vóór en na de subsidieperiode er vier toch bij de subsidieperiode blijken te horen? Dat roept toch de vraag op of er is geschoven met omzet, om zo de omzet in de subsidieperiode te verlagen. Volgens het protocol moeten die facturen alsnog aan de juiste periode worden toegerekend waarna een goedkeurende verklaring mag volgen. Maar in zo’n geval vereist een professioneel kritische houding meer dan alleen de desbetreffende facturen corrigeren en wordt nader onderzoek of sprake is van doelbewust verschuiven van omzet – fraude dus – verwacht. Is dat signaal er, dan kan de goedkeurende verklaring niet worden afgegeven en dient de fraude mogelijk zelfs te worden gemeld.

Protocol skippen

En wat als de accountant of deskundige niet op basis van alle specifieke vereisten controleert maar vervolgens wel de verklaring afgeeft? De verleiding om de verklaring niet de aandacht te geven die wordt verwacht dient zich juist ook in deze periode aan. Het is drukker dan gebruikelijk terwijl de verklaring tijdig moeten worden ingeleverd, de goede klant met wie een vertrouwensrelatie bestaat heeft de verklaring hard nodig, etc. Het moge duidelijk zijn dat het niet juist uitvoeren van de controle kan leiden tot een onjuiste verklaring.

Als sprake is van een onjuiste verklaring terwijl het duidelijk is dat deze bij een juiste controle niet zou zijn afgegeven, loopt de boekhouder of accountant het risico medeverantwoordelijk te worden gehouden voor de fraude. Niet alleen voor de fraude van de werkgever die onrechtmatig een beroep doet op de NOW-regeling. Het bewust afgeven van een onjuiste verklaring kan daarenboven leiden tot het directe verwijt aan de boekhouder of accountant dat sprake is van valsheid in geschrift.  

Ten besluit: wees gewaarschuwd

De minister heeft de controle van de NOW-subsidies boven de € 20.000 naar de accountants en boekhouders verschoven. Dat levert extra werk en inkomsten op, maar ook een risico. Wie onvoldoende professioneel kritisch is en de goedkeurende verklaring ondertekent zonder daadwerkelijk alles te controleren, zoals het protocol dat vereist, loopt een strafrechtelijk risico.  Ondanks het debacle van de Toeslagenfraude, staat het bestrijden van fraude nog steeds hoog op de politieke agenda. Tegen NOW-fraude zal naar verwachting hard worden opgetreden. Zeker tegen de facilitators, de professionele partijen die fraude mogelijk maken of verhullen waardoor daar minder snel tegen kan worden opgetreden. U bent gewaarschuwd. Mocht u twijfelen of u uw werk binnen de gestelde grenzen uitvoert, aarzel dan vooral niet om hier navraag naar te doen.