Hoe voorkomt u dat u betrokken raakt bij btw-fraude?

Onderstaande blog heeft mr. Van Dijk gescheven op verzoek van VDS Automotive Group B.V.

De internationale autohandel is een branche waar de Belastingdienst al geruime tijd haar pijlen op heeft gericht. Autohandelaren krijgen regelmatig de Belastingdienst op bezoek waarbij een ambtenaar de administratie van de autohandelaar doorlicht (boekenonderzoek) of informatie opvraagt over één specifieke afnemer of leverancier (derdenonderzoek). Vaak is de achtergrond een onderzoek naar btw-(carrousel)fraude.

Indien u alles doet wat redelijkerwijs van u kan worden verlangd om ervoor te zorgen dat uw transacties geen onderdeel vormen van een btw-fraudeketen, dan moet u kunnen vertrouwen op de rechtsgeldigheid van deze transacties. Indien sprake is van aanwijzingen van onregelmatigheden of fraude, dan dient u extra alert te zijn en vragen te stellen aan de handelspartij in kwestie om u te vergewissen van de betrouwbaarheid van deze handelspartij. De Belastingdienst mag echter niet zijn controletaken naar u doorschuiven en eisen dat u complexe en grondige controles van leveranciers en/of afnemers doorvoert.

Dat probeert de Belastingdienst echter wel; hij verwacht enorm veel van u. Meent de Belastingdienst dat sprake is van btw-fraude in de keten en dat u te weinig maatregelen heeft getroffen om uit deze btw-fraude te blijven, dan legt hij u een naheffingsaanslag omzetbelasting op. Aangezien de naheffingstermijn vijf jaren is en auto’s in de regel een hoge waarde vertegenwoordigen, kan het hierbij gaan om grote bedragen. De motivering bij de naheffingsaanslag is dat u volgens de Belastingdienst wist of had moeten weten van de btw-fraude (in het buitenland). De Belastingdienst kan u hiernaast ook een boete opleggen of het Openbaar Ministerie kan u zelfs vervolgen.

Een fiscale en/of strafprocedure kost u veel tijd, negatieve energie en geld. Het is dus van groot belang dat u weet welke voorzorgsmaatregelen u volgens de Belastingdienst kunt treffen om ervoor te zorgen dat de kans zo klein mogelijk is dat u onderdeel wordt van een btw-fraude. Helaas weigert de Belastingdienst tot de dag van vandaag een checklist te geven waarmee u deze problemen kunt voorkomen. Ik zal in deze blog aangeven welke eisen de Belastingdienst tegenwoordig aan u als ondernemer in het internationale handelsverkeer stelt om de betrouwbaarheid van uw handelspartij te toetsen. Ik plaats bij sommige eisen kritische kanttekeningen.

‘Ken uw handelsrelatie’

De ‘tip’ die de Belastingdienst op zijn website geeft is ‘ken uw handelsrelatie’. Volgens de website van de Belastingdienst wordt van u in ieder geval verwacht dat u zich de volgende zes vragen bij uw leveranciers en afnemers stelt:

1. Zijn de overgelegde papieren echt?
2. Staat het bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?
3. Wat is de geschiedenis van het bedrijf?
4. Check het btw-identificatienummer.
5. Is het fysieke bedrijfsadres van uw leverancier of afnemer bekend?
6. Zijn de facturen van uw leverancier of uw afnemer in orde?

U moet hierbij handelen vanuit ‘uw gevoel en ervaring als ondernemer’. Als u dit leest, weet u dan wat u exact moet doen om te voorkomen dat u te maken krijgt met een malafide partij? Ik betwijfel dat. Ik heb de ‘tip’ dan ook vertaald in de volgende zeven concrete acties waarvan ik via mijn praktijk weet dat de Belastingdienst deze – in ieder geval – van u verwacht.

Wat verwacht de Belastingdienst (minimaal) van u?

De Belastingdienst verwacht dat u (minimaal) het volgende doet:

1. Controleer voorafgaand aan elke transactie de rechtsgeldigheid van het btw-nummer van uw handelspartij in VIES.

Tip: leg voor uw bewijspositie deze controle ook in uw administratie vast door een printscreen te maken.

NB: De Hoge Raad heeft dit jaar nog geoordeeld dat het enkele feit dat een afnemer aan u niet een btw-nummer verstrekt van het land van aankomst van de goederen, maar van een ander land, dat dit nog niet een aanwijzing is van een onregelmatigheid of fraude. De vraag die bij dit arrest wel is opgekomen is of het oordeel van de Hoge Raad anders zou hebben geluid als vast was komen te staan dat de ondernemer in die procedure wist dat zijn afnemer geen btw-nummer had in het land van aankomst van goederen.

Tip: als u beschikt over een geldig btw-nummer van uw afnemer uit het land van aankomst van de goederen dan zit u voor deze actie in ieder geval goed.

2. Verzoek bij uw handelspartij om een uittreksel van het buitenlandse handelsregister en controleer dit.

LET OP: de branchecode. Hoe omschrijven handelspartijen hun activiteiten? Bij de Belastingdienst gaan de wenkbrauwen omhoog als u aan een snackbar of schoenenwinkel tientallen auto’s levert. Staat hier een branchecode gerelateerd aan de autohandel? Dan lijkt u ‘safe’ te zitten.

3. Controleer de bestaansduur van de handelspartij.

Bestaat de handelspartij nog maar kort (lees: enkele maanden), en is deze in staat om voor grote bedragen bij u in te kopen, dan moet u volgens de Belastingdienst hier vragen over stellen. Hoe komt deze handelspartij aan zijn kennis over de autohandel? Hoe komt deze handelspartij aan het geld? Leg in uw administratie vast dat u deze vragen heeft gesteld, alsook het antwoord, tenminste als dit u plausibel voorkomt. Roept het antwoord bij u vragen op, dan kunt u ervan uitgaan dat het antwoord zeker vragen oproept bij de ambtenaren van de Belastingdienst.

4. Beoordeel het werkadres van de handelspartij.

Het Hof van Justitie heeft geoordeeld dat activiteiten van een onderneming op een andere plaats dan in het land van de statutaire zetel van een onderneming kunnen worden uitgeoefend. Volgens de Rechtbank Noord-Nederland hoeft u als ondernemer niet na te gaan of de koper beschikt over een bedrijfsruimte om de gekochte auto’s op te slaan. De Belastingdienst ziet dit heel anders en heeft tegen de uitspraak van de Rechtbank Noord-Nederland beroep ingesteld. De Belastingdienst verwacht van u dat u het adres via google streetview beoordeelt. Ziet u geen bedrijfsruimte met parkeerruimte, dan kan een naheffingsaanslag volgen als uw afnemer niet aan zijn btw-verplichtingen heeft voldaan. Als u deze controle uitvoert, maak dan van de opslagruimte van uw afnemer een printscreen.

De Belastingdienst verwacht in dit verband overigens ook van u dat u van elk adres van een nieuwe handelspartij controleert of dit niet hetzelfde adres is als van een (voormalige) handelspartij van u. Mocht dat zo zijn, stel hierover dan vragen aan uw handelspartij. Mocht het btw-nummer van uw voormalige handelspartij zijn ingetrokken, dan kunt u beter geen zaken doen met de nieuwe handelspartij.

5. Accepteer uitsluitend betalingen per bank waarbij de bankgegevens moeten corresponderen met de bedrijfsgegevens.

Contant geld is een wettig betaalmiddel. Bovendien volgt uit een onderzoek van de Europese Centrale Bank uit het jaar 2011 dat contanten in de autohandel gebruikelijk zijn. Toch vindt de Belastingdienst contante betalingen maar een rariteit. De Rabobank heeft inmiddels ook haar beleid aangescherpt met betrekking tot het afstorten van contante gelden. Voor zover u als autohandelaar nog klant kunt worden bij de Rabobank, kunt u als nieuwe klant maximaal 5.000 euro per negentig dagen afstorten. Indien u uitsluitend betalingen per bank accepteert waarbij de bankgegevens corresponderen met de bedrijfsgegevens, is de verwachting dat u tegen zo min mogelijk problemen oploopt.

6. Beoordeel de eigenaar van de handelspartij en zijn gevolmachtigden.

Als de handelspartij een onderneming is, wie is dan volgens het uittreksel uit het buitenlandse handelsregister de eigenaar van de handelspartij? Hoe lang is hij al eigenaar? De Belastingdienst verwacht dat (de eigenaren van) buitenlandse handelspartijen bij u op de koffie komen, zodat u kunt vaststellen wat voor vlees u in de kuip hebt. Belangrijk is dan dat u het identiteitsbewijs van de eigenaar controleert en dat u hier een kopie van maakt. Werkt de eigenaar met gevolmachtigden, dan moet u zorgen dat u dit uit zijn mond verneemt. De Belastingdienst wil dan ook een kopie van het identiteitsbewijs van de gevolmachtigden, alsook een schriftelijke volmacht dat deze persoon namens de eigenaar mag handelen. Mondelinge volmachten gelooft de Belastingdienst niet, dus zorg ervoor dat u het allemaal schriftelijk vastlegt.

Als een gevolmachtigde voor meerdere handelspartijen (in de tijd) optreedt, dan verwacht de Belastingdienst dat u de btw-nummers controleert van de handelspartijen waarmee hij eerder een connectie had. Dus óók als u niet meer aan een of meer van deze handelspartijen levert, verwacht de Belastingdienst nog dat u hun btw-nummers blijft controleren.

VIES geeft uitsluitend aan of een btw-nummer van een onderneming nog geldig is. Voor zover VIES al up-to-date is, geeft VIES niet de reden op als een btw-nummer niet (meer) geldig is. De redenen kunnen uiteenlopend zijn. Een malafide gevolmachtigde zal u niet de echte reden vertellen.

Via de periodieke opgaaf intracommunautaire prestaties heeft de Belastingdienst overigens duidelijk in beeld wie aan welke handelspartij heeft geleverd. Als de Belastingdienst over informatie beschikt dat een (voormalige) handelspartij van u een zogenoemde “missing trader” is, dan lijkt het mij op de weg van de Belastingdienst te liggen om u hierover tijdig te waarschuwen. Hierover schreef ik eerder dit jaar een artikel in het Tijdschrift voor Formeel Belastingrecht.

Gaat u met de eigenaar op de foto, om zo later te kunnen bewijzen dat hij bij u op de zaak is geweest en u hem aan een controle heeft onderworpen, dan bestaat weer de kans dat de Belastingdienst vindt dat u de controles te goed hebt vastgelegd. Als u zoveel hebt vastgelegd dan vermoedde u kennelijk dat er wat aan de hand was met de handelspartij. Ga ervan uit dat u het nooit helemaal goed kunt doen in de ogen van de Belastingdienst.

7. Leg al uw (onder)handelingen schriftelijk vast en bewaar deze zeven jaren.

De Belastingdienst wil bij een controle kunnen volgen wat u heeft gedaan. Als de Belastingdienst meent dat u voor een te lage prijs heeft ingekocht, maar u hebt gewoon sterk onderhandeld, dan is het wel zo prettig als u iets van die onderhandeling kunt laten zien. Heeft u gesproken met een handelspartij, maak dan voor uw administratie een gespreksnotitie. Zorg voor offertes, koopovereenkomsten en (inkomende en uitgaande) facturen die voldoen aan de factuurvereisten.

Twee tips

Tip 1: Melden van nieuwe afnemers

Waar in het verleden de Belastingdienst verzocht om nieuwe afnemers voorafgaand aan de eerste transactie te melden op een daarvoor bestemd e-mailadres van de Belastingdienst, zien we nu deze verzoeken in de praktijk niet meer. Eerdere verzoeken om afnemers te melden zijn enkele jaren geleden door de Belastingdienst ingetrokken. De Belastingdienst geeft als reden daarvoor dat hij die informatie verkrijgt via de opgaaf intracommunautaire prestaties van ondernemers. Naar mijn mening zal deze opgaaf pas ná de (eerste) transactie worden ingediend. Door het melden van nieuwe afnemers voorafgaand aan de eerste transactie kan fraude dus sneller worden opgespoord.

Ook al lijkt het dat de Belastingdienst niet (meer) zit te wachten op dergelijke meldingen, niets staat u eraan in de weg om nieuwe handelspartijen voorafgaand aan de eerste transactie aan de Belastingdienst te rapporteren. Hiervoor bestaat (helaas) geen algemeen e-mailadres (meer) van de Belastingdienst. Meld al uw nieuwe handelspartijen dan vooral aan op een e-mailadres van een contactpersoon bij de Belastingdienst die u al kent.

Tip 2: Vastleggen van uw contact met de Belastingdienst

Verder adviseer ik u om uw contacten met de Belastingdienst eveneens schriftelijk vast te leggen. Telefoneert u met een ambtenaar en geeft hij u daarbij een advies? Bevestig zijn advies in een e-mail. Heeft u een ambtenaar op bezoek gehad? Maak van het gesprek dat u heeft gevoerd zelf een verslag. Mocht u in een procedure tegenover de Belastingdienst komen te staan, dan staat u sterker met zo’n gespreksverslag.

Belastingdienst of FIOD op de stoep?

Waar de Belastingdienst een heel arsenaal aan controlemiddelen heeft, heeft u dat als ondernemer in veel mindere mate. Hoe dan ook, de Belastingdienst verwacht veel van u als internationale autohandelaar. De controles die de Belastingdienst van u verlangt zijn lang niet allemaal reëel.

Door het volgen van de hierboven genoemde zeven controles verkleint u de kans op bezoek van de FIOD en op enorme naheffingsaanslagen omzetbelasting omdat u volgens de Belastingdienst wist of had moeten weten van btw-fraude in het buitenland.

Mocht u in de toekomst geconfronteerd worden met de FIOD en/of een (boeken)controle door de Belastingdienst, aarzel dan niet om rechtskundige bijstand in te schakelen.